Wyróżniony wpis

Zarządzanie dokumentami – zalety modułów

Zarządzanie dokumentami ma różne skutki. Możemy pozbyć się starty niepotrzebnych dokumentów z naszego biurka lub też wyczyścić nasz pulpit na komputerze. Jednakże złe zarządzanie dokumentami doprowadza niekiedy do różnych katastrof. Robi się nam jeszcze większy bałagan, a sami nie możemy sobie z tym poradzić. Nie mniej jednak zarządzanie dokumentami to proces bardzo potrzebny firmom jak również osobom prywatnym. Zarządzanie dokumentami ma swoje moduły. Jakie mają zalety? O tym poniżej.

ecmZobaczmy zatem, jakie są dostępne na rynku funkcje oraz jakie mają zalety systemy zarządzania dokumentacją:

  • dostęp – dostępność dokumentu z każdego miejsca, dzięki technologii „w chmurze”. Ta funkcja znacznie ułatwia pracę z domu lub będąc u klienta,
  • powiązania – system powiązań z innymi modułami jednego systemu lub też programami zewnętrznymi,
  • kontrola dostępu oraz bezpieczeństwo – najważniejsze dokumenty są widoczne jedynie dla osób upoważnionych oraz zabezpieczone przed dostępem osób niechcianych,
  • dokumenty są opisywane – dodaje się kategorie, etykiety, a nawet słowa kluczowe,

Czytaj dalej

Wyróżniony wpis

Zarządzanie dokumentami w firmie

Elementem niezbędnym w każdej firmie są dokumenty. Mogą niekiedy przysporzyć one właścicielom wielu problemów. Mało efektywne lub nieefektywne zarządzanie takimi dokumentami prowadzi do licznych błędów oraz utraty kontroli nad tworzącą się sytuacją w firmie. Aby uniknąć tego typu sytuacji, firma powinna skorzystać z odpowiednich usług gwarantujących ocenienie dokumentów pod względem przydatności oraz ich przeznaczenia. Ponadto każdy firmowy dokument powinien być w odpowiedni sposób zakwalifikowany i przechowywany. Znaczącą pomocą w tym temacie mogą być systemy do zarządzania dokumentami istniejące na rynku jako osobne produkty. Jak zatem przebiega proces efektywnego organizowania dokumentów, zarówno papierowych jak i elektronicznych? Zobaczmy.

dok83247893729Najważniejsza w zarządzaniu firmową dokumentacją jest efektywność. Stosując różne rozwiązania informatyczne można bardzo prosto zarządzać swoimi dokumentami w firmie.  Jednakże zacznijmy od początku, czyli od oceny dokumentów.

Posiadamy ogromny stos dokumentów przychodzących. Przychodzi ich codziennie wiele. Są to zazwyczaj faktury, opisy, oferty czy też ulotki. Zacząć wszystko trzeba od sortowania i segregowania dokumentów przychodzących. Dobrze jeśli w firmie znajdzie się osoba odpowiednio do tego przygotowana – znacznie ułatwi to pracę przedsiębiorcy. Taką osobą może być asystentka czy też sekretarka. Niekiedy taka osoba też może się mylić dlatego każdy dokument trafiający na twoje biurko oceń dodatkowo osobiście pod względem użyteczności i pilności.

Czytaj dalej

Odzyskiwanie danych

Odzyskiwanie danych to często kosztowna usługa. Widełki oscylują od kilkuset złotych do kilku tysięcy. Prawdopodobnie zawsze jest możliwość odpowiedniego zabezpieczenia danych, ale wymaga to przede wszystkim świadomości ogromnego ryzyka jakie niesie eksploatacja dowolnego systemu komputerowego. odzyskiwanie-danych-z-komputera-olesnica-dlugoleka-dobroszyce-krisland-krzysztof-horos

Odzyskiwanie danych, to szereg czynności mających na celu przywrócenie danych z określonego nośnika. Najczęściej proces odzyskiwania stosuje się w przypadku fizycznego lub/i logicznego uszkodzenia nośnika z danymi. Znane są procedury odzyskiwania danych z dyskietek, dysków twardych, płyt CD-R, CD-RW, DVD, DVD+RW, taśm magnetycznych, optycznych itp.

Czytaj dalej

Nagrywanie, backup, kopia na CD-RW, CDRW

Nagrywanie (backup, kopia) na płycie CD-RW jest obecnie najbardziej popularnym sposobem na zabezpieczanie plików w komputerze stacjonarnym. Tak jak płyta CD-RW zastąpiła z powodzeniem dyskietkę czy ZIP’a, tak jutro z całą pewnością zastąpi go nagrywanie danych na płyty DVD.

Archiwizacja-danych1

Najbardziej ryzykownym nośnikiem przechowywania danych, są dyskietki. Powszechnie wiadomo, iż nagrana dyskietka, już po wyjęciu ze stacji dysków, może się zepsuć. Tym samym przechowywanie na dyskietkach jedynych kopii danych, jest największym ryzykiem dla użytkowników systemów komputerowych.

Rozbudowane rozwiązania backupowe, stosowane głównie w serwerach sieciowych, to koszty od kilku tysięcy złotych w górę. Jednak w warunkach małej firmy czy gospodarstwa domowego, nie potrzebujemy stosować tak drogich i skomplikowanych systemów. Istnieje bardzo dużo tańszych rozwiazań i nie mniej skutecznych. Jednym z nich jest nagrywanie danych na płyty CD i CD-RW.

Czytaj dalej

Pierwszy dysk twardy o pojemności 10 TB

Z dzisiejszym postępem technologicznym zauważyć można ciągle powiększające się pojemności dysków twardych. Tak niedawno standardem były dyski o pojemności 500 GB, a już zaprezentowano dysko o pojemności 10 TB. HGTS, należące do WD (Western Digital) – to właśnie oni pokazali światu pierwszy tego rodzaju dysk 3,5”.

hgst-ultrastararchiveha10-1_674_8c4a7

Dysk twardy nosi nazwę Ultrastar Archive Ha10 i jest pierwszym na świecie dyskiem, który jest w stanie pomieścić 10 TB danych. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, projekt opracowany został przez HGST, które jest częścią firmy WD. Dysk został zamknięty w obudowie 3,5” i wygląda naprawdę ciekawie. Nośnik posiada 7 talerzy, które pracują (obracają się) z prędkością 7200 obrotów na minutę. Urządzenie zostało wewnątrz wypełnione helem (HGST przez ostatnie dwa lata wydał razem z powyższym trzy dyski z tym rozwiązaniem). Dysk został wyposażony w złącza ATA-6Gb/s lub SAS-6Gb/s. Z informacji, które ujawnił do tej pory producent wynika, że transfer jeśli chodzi o odczyt to będzie jakieś 157 MB/s i 68 MB/s jeśli mówimy o zapisie. Sama prędkość niestety na kolana nie powala.

Czytaj dalej

USA ochroni Japonię przed cyberatakami

W dzisiejszych czasach większość przestępstw odbywa się w Internecie. Kradzieże danych osobowych, tożsamości, numerów kart kredytowych, zdjęć czy kont, to tylko niektóre z długiej listy zagrożeń, które napotyka się coraz częściej w sieci. Do tej pory żaden kraj nie był zabezpieczony w żaden sposób przed tego typu zagrożeniami, aczkolwiek Amerykanie twierdzą, że są w stanie nie tylko zapobiec tego typu działaniom ale również ochronić przed nimi inne kraje.

92b22f44-e96a-11e2-9215-0025b511226e

W Pentagonie znajduje się około 6 tys. osób, które odpowiedzialne są za zwalczanie cyberataków. Amerykanie podpisali nową militarną umowę z Japonią, w której oferują ochronę tego kraju przed hakerami. Stany Zjednoczone będą chronić Japonię przed atakami wymierzonymi w cele wojskowe oraz sprawy istotne przy prawidłowym funkcjonowaniu państwa. Wypływająca na świat informacja o współpracy tych dwóch państw już wzbudziły pewne niezadowolenie wśród sąsiadów Japonii. Chiny twierdzą, że umowa zawarta między Ameryką a Japonią może spowodować wzrost napięć dotyczących bezpieczeństwa sieci.

Czytaj dalej

Angry Birds – popularna gra znika z przeglądarki

Mamy bardzo złą wiadomość dla miłośników gry „Angry Birds” – wciągające batalie z wrednymi świniami znikną z przeglądarek. Gra, o której swojego czasu było bardzo głośno w internecie, została raptownie wyłączona w przeglądarce bez jakichkolwiek uprzedzeń ze strony producenta. Prawie 9 milionów potencjalnych użytkowników z dnia na dzień straciło dostęp do swojej ulubionej gry przeglądarkowej.

Angry_Birds

Przeglądarkowa wersja kultowej gry Angry Birds była dostępna od 2011 roku za pośrednictwem sklepu Chrome’a. Nie był to bezpośredni port – gracze otrzymali do dyspozycji dodatkowe poziomy, przygotowane przez producenta specjalnie do tej wersji gry. Niestety ale Ci, którzy nie zdecydowali się do zainstalowania w trybie offline, nie będą mieli szansy zawalczyć na tych właśnie poziomach, gdyż producent bez słowa wyłączył domenę obsługującą grę. Obecnie chcąc dodać Angry Birds z poziomu sklepu Chrome’a zostajemy odesłani do strony internetowej gry i nie dostajemy żadnej informacji o przyczynie zawieszenia wsparcia dla tej mega popularnej gry. Rovio – Fińska firma, która wyprodukowała „wściekłe ptaki” nie wydała w tej sprawie żadnego oświadczenia.

Czytaj dalej

Zarządzanie dokumentami w urzędach – Gdańsk i Łódź

Nowoczesny system zarządzania dokumentacją elektroniczną zostanie wdrożony w Łodzi i Gdańsku. Prezydenci tych dwóch miast wraz z ministrem administracji oraz wojewodą podlaskim podpisali odpowiednie porozumienie w tej sprawie. Co dało podpisanie tego listu? Zobaczmy.

strona_85-300x292Podpisanie dokumentu umożliwi współpracę między administracją rządową, a samorządową, w zakresie wdrażania w województwach systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wszystko obsługiwał będzie EZD, który jest autorstwem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Na podstawie podpisanego porozumienia jeszcze w tym roku ma zostać przeprowadzone wstępne wdrożenie systemu EZD PUW w urzędach dwóch dużych miast: Gdańska i Łodzi. Do tej pory system EZD wprowadzany był tylko i wyłącznie w jednostkach administracji rządowej. Istotą całego działania pilotażowego nie jest tylko przekazanie i rozwój na zasadach niekomercyjnych systemu administracji publicznej ale też zbudowanie kompetencji po stronie administracji samorządowej w sposób taki, by kolejne wdrożenia mogły odbywać się w sposób autonomiczny na terenie wybranych województw.

Czytaj dalej

Repozytorium – poznajemy rodzaje systemu repozytoryjnego

Żyjąc w dobie ciągłego postępu informatycznego zauważamy, iż niektóre zagadnienia stają się ogólnie rozumiane i można do nich dopasować dużo przeróżnych znaczeń. Obecnie chcemy przedstawić wam system repozytoryjny, jaki ostatnimi czasy trochę się zmienił. Opiszemy sobie także rodzaje repozytoriów, żebyście mogli odróżnić poszczególne typy tego rozwiązania.

6988871546c4fd3698ae

Usługa repozytorium jest narzędziem technologicznym, jakie służy przede wszystkim do przechowywania, składowania oraz upowszechniania przeróżnego typu plików. Trzeba odróżniać usługę repozytorium od bibliotek cyfrowych i platform, jakie ujawniają wyłącznie aktualne treści. W repozytoriach gromadzone są nie tylko nowe kopie plików lecz także archiwalne materiały. Zadaniem repozytorium jest też przebieranie i sortowanie danych trafiających do przetrzymania. Odpowiednie repozytorium to te, które jest włączone do sieci międzynarodowej infrastruktury repozytoryjnej.

Czytaj dalej

Kolokacja i serwerownie – co mają wspólnego?

We współczesnych czasach systematycznie wspomina się o wyjściach informatycznych, jakie są dostępne na rynku, jednakże nie wszyscy wiedzą na czym bazują się owe usługi. Najciekawszym z wyżej wymienionych rozwiązań jest niewątpliwie kolokacja serwerów. Jest ona coraz częściej spotykana i korzystają z niej nie jedynie przedsiębiorstwa lecz także pojedyncze osoby. Z kolokacją wiąże się też inna definicja, na którą chcemy w tym artykule zwrócić wyjątkową uwagę. Tym zagadnieniem jest serwerownia. Sprawdźmy zatem czym są oraz jak się do siebie mają te dwie definicje.

img04
Hoteling

Z początkiem powiedzmy sobie czym jest usługa kolokacji oraz na czym ona polega. Kolokacja serwerów to usługa, która bazuje na wykupieniu bądź wynajmie miejsca w serwerowni. Jest to usługa niezwykle popularna wśród firm. Aby skorzystać z takiej usługi starczy być wyposażonym w swój serwer a następnie znaleźć w sieci firmę, która zajmuje się usługą kolokacji w swojej serwerowni.

Czytaj dalej

Jakie pojęcia mylone są z backupem?

Backup online jest zagadnieniem nad wyraz ogólnym, jakie zazwyczaj mylone jest przez internautów z porównywalnymi rozwiązaniami. Omyłki takie nie są zgoła bezpodstawne, albowiem narzędzia, które tu wam zaprezentujemy posiadają pewne znamiona backupu. Jednakże wszystkie te założenia nie posiadają wszystkich cech charakterystycznych dla backupu online.

tp-Backup-Online
Bezpieczeństwo jest tu słowem kluczowym. Spójrzmy na czytelny wzorzec zaciągnięty prosto z życia: jeżeli weźmiemy macierz RAID to istotna różnica bazuje na trybie zapisywania danych; mirroring to nic innego jak bieżące powielanie, a backup online toteż dublowanie stanu w jakim znajduje się system w danym momencie. Wynika z tego, iż macierz jest zaledwie procedurą zapisywania i składowania plików lecz nie ochrania przed niebezpieczeństwem takim jak na przykład przypadkowe nadpisanie danych. Wówczas też to rozwiązanie nie jest traktowane jako pełne zabezpieczenie danych.

Czytaj dalej

Korespondencja seryjna – kopertowanie

Listy oraz paczki są najczęściej podstawą sporej liczby firm. Korespondencja stanowi istotną ilość ponoszonych przez jednostkę kosztów. Interesanci inaczej patrzą na dane spółki, jeśli przesyłki nadawane przez nie są estetyczne, szybko dostarczane i czytelne. Jeżeli przedsiębiorstwo opiera się w szczególny sposób na korespondencyjnej komunikacji z odbiorcami, to warto by założyciel zaciekawił się fachowym wydrukiem oraz usługą kopertowania, którymi zajmują się usługodawcy bazujący na najnowszych technologiach rynkowych.

86030c1c84065c89583297301145f3e12dc9478d-300x235Sporo przedsiębiorstw zdaje sobie świetnie sprawę z tego, iż korespondencja masowa to przede wszystkim propozycje, jakim nadaje się charakter spersonalizowany. Mimo iż interesanci nie lubią takich rozwiązań, to z doświadczeń oraz obserwacji wynika, że tego typu proces oddziałowuje na nich z największym skutkiem. Z jakiej przyczyny tak się dzieje? A więc każdy człowiek inaczej podchodzi do tego co znajduje się wewnątrz koperty niż do broszurki otrzymanej na mieście od przedstawicieli. Ulotki zazwyczaj lądują w koszu zanim, ktokolwiek zechce je przejrzeć. Natomiast listy otwiera się przeważnie w domu, co sprawia, że jeśli nawet nie sprawdzimy zawartości niezwłocznie to trafimy na nią w przeciągu kilku najbliższych dni.

Czytaj dalej